Levantamento, Análise, Avaliação, Crítica e Proposta de Implementação dum Sistema Estruturado num Sistema de Gestão e Controle de Custos e Riscos.
Antes de assumir um posto de liderança de um departamento (ou setor) de custos duma indústria, o profissional responsável, ou o próprio empresário, devem, primeiramente, responder e bem compreender as questões fundamentais, ambientais e circunstanciais, envolvidas no novo desafio, para garantir uma gestão eficaz do escopo e desempenho esperado.
Entre outras questões, o profissional responsável deverá saber: qual a Missão, Visão e Valores da empresa? Qual o organograma, departamentos e setores? Qual o modelo e processo decisório da empresa/grupo econômico? Quais premissas devem ser perseguidas pelo sistema de gerenciamento de custos? Qual o segmento econômico e mercadológico da empresa e sua posição na cadeia de abastecimento – ela é tomadora ou determinadora de custo? Como os clientes percebem o valor, o preço e os custos dos produtos? A empresa é pública ou privada? Seu capital é aberto ou fechado? Qual o regime tributário e de caixa? Qual seu porte – gigante, grande, média, pequena ou microempresa? Ela adota um modelo burocrático, inovador ou tradicional de produção, gestão e controle?
Essas indagações, tomada de ciência, análise e reflexões iniciais são essenciais para estruturar um Plano de Ação alinhado às estratégias organizacionais da empresa e do negócio, distintamente e de forma mais assertiva em consonâncias com a cultura e modus operandi já existente da organização.
Além disso, é fundamental conhecer e compreender profundamente as demonstrações econômico-contábeis e financeiras necessária a boa gestão da empresa. Isso inclui avaliar a origem e proporção do capital empregado, seja próprio ou de terceiros, e analisar sua estrutura contábil e fluxo de caixa. Também é necessário identificar o Grupo Econômico ao qual a empresa pertence, sua circunscrição jurídica, econômica e contábil, bem como suas Unidades de Negócio e Centros de Custo. O profissional deve ainda compreender o Plano de Contas da empresa, o Livro Razão e suas respectivas contas, garantindo assim, um controle econômico-financeiro eficiente e alinhado às necessidades organizacionais.
Tive um professor da USP-Univesp, do Curso de Gestão de Empresas, que dizia que se tivesse que resumir a Administração a uma única palavra, essa palavra seria – Organização! Uma dona de casa organizada, normalmente é uma ótima gestora de pessoas e processos de subsistência e sentido da vida. Talvez daí surgiu a palavra economia, originária da Grécia, derivada de “oikonomía” (οικονομία), que significa “gestão da casa” ou “administração doméstica”. A palavra é formada pela combinação de “oikos” (casa) e “nomos” (lei, norma, administração).
Estrutura de Administração, Controle e Apropriação dos Custos:
1. Levantamento de Informações e Recursos a ser utilizada no arsenal de custos
O primeiro passo consiste em mapear todos os recursos disponíveis, incluindo infraestrutura, mão de obra, custos operacionais, insumos, processos e indicadores de produtividade. É essencial identificar os principais fatores que impactam os gastos, os investimentos necessários, consumo de capital no tempo e os potenciais pontos de melhoria dentro da estrutura de custos. Esse levantamento inicial possibilita uma visão-mapa clara da realidade econômico-financeira da empresa e orienta a tomada de decisões estratégicas.
2. Análise dos Processos e Estrutura de Custos Necessários
Com base nas informações levantadas, a análise deve focar na eficiência dos processos produtivos, avaliando a relação entre custo, benefício e a Qualidade de cada etapa de Produção. A classificação dos custos, sejam fixos ou variáveis, operacionais, comerciais, logísticos ou administrativos, permite um entendimento mais aprofundado e correlacionado das diversa áreas que demandam maior atenção. Também é relevante considerar os ajustes necessários para elaboração da estrutura de custos, (planejado x auferido) garantindo que todos os elementos sejam contemplados na análise, distintamente, a seu tempo e lugar.
3. Avaliação dos Indicadores e Aspectos Econômicos da Empresa e GE
A avaliação dos indicadores financeiros, tributários e sociais é crucial para compreender o impacto dos encargos na operação da indústria. Regimes tributários e de caixa, custos trabalhistas parciais e totais, com alocações e provisões salariais, (anualizadas e/ou de ciclos contratuais) devem ser analisados para assegurar que a empresa se mantenha competitiva sem comprometer a saúde financeira no tempo, afim de “garantir” a viabilidade e sustentabilidade socioeconômica. Um olhar sistêmico atento e constante sobre as atribuições e responsabilidades a fim de revelar ameaças e oportunidades que possam impactar direta ou indiretamente nos resultados da empresa, no tempo.
4. Crítica e Avaliações Constantes dos Métodos Utilizados ou Suplementados
A crítica aos métodos de custeio e formação de preço adotados na indústria permite identificar gargalos e oportunidades para melhorias. Comparações entre métodos de custeio variável e completo, bem como análises sobre a influência da produtividade, dos impostos e do grau das eficiências alocativas na precificação dos produtos, são indispensáveis para formular estratégias mais precisas. A avaliação dos critérios de alocação e atribuição de custos pode contribuir para um maior equilíbrio na retratação ou distribuição de despesas e melhor assertividade e justiça na precificação dos produtos.
5. Proposta de Implementação do Plano de Trabalho
Com base nos dados levantados e na análise crítica realizada, a proposta de implementação deve incluir medidas estratégicas para reduzir custos, otimizar processos e aumentar a eficiência operacional. A adoção de um sistema de custeio mais adequado, a capacitação dos colaboradores, a revisão de contratos e a busca por inovação tecnológica podem ser algumas das soluções a serem implementadas.
Além disso, é de suma importância compreender profundamente o processo produtivo da empresa, garantindo que cada etapa de fabricação seja eficiente e alinhada aos custos planejados. O entendimento do Processo da Qualidade é outro ponto essencial para minimizar desperdícios (resserviços) e garantir que o produto final atenda às expectativas do cliente e às exigências regulatórias do mercado e governos.
A logística, armazenagem e distribuição são aspectos fundamentais para otimizar o fluxo de produtos dentro da cadeia de abastecimento. Uma gestão eficaz desses processos impacta diretamente nos custos operacionais e na competitividade da empresa. Por fim, o pós-venda também deve ser considerado, pois afeta a percepção de valor pelo cliente, fidelização e possíveis ajustes nos custos de suporte e garantia.
6. Representação Sistêmica da Estratégica do Sistema de Custo
Para que a gestão de custos seja eficiente e contribua para a sustentabilidade econômico-financeira da empresa, o sistema de custo deve representar e responder estrategicamente a todas as nuances da estrutura organizacional da empresa e do negócio em si. Isso implica num entendimento e discretizarão detalhada de seus múltiplos aspectos e processos, garantindo que os gestores tenham uma visão holística para tomada de decisões fundamentadas, a seu tempo e lugar.
Entre os elementos que devem ser considerados, destacam-se:
- Custos Fixos e Variáveis: A diferenciação entre custos fixos, aqueles que não variam com o nível de produção, como aluguel e salários administrativose custos variáveisque oscilam conforme o volume produzido, como matéria-prima e insumos, é essencial para uma análise precisa da rentabilidade da empresa.
- Custos Diretos e Indiretos: Os custos diretos estão relacionados às atividades produtivas e podem ser claramente atribuídos a um produto ou serviço específico. Já os custos indiretos representam despesas compartilhadas entre diversos processos e necessitam de critérios de alocação adequados.
- Custo de Produção: Refere-se ao conjunto de despesas envolvidas na fabricação de produtos, incluindo matéria-prima, mão de obra, manutenção de equipamentos e consumo de energia, sendo um dos principais indicadores para definição da precificação.
- Custo de Comercialização: Abrange despesas relacionadas à venda dos produtos, como marketing, comissões de vendas, embalagens e impostos sobre faturamento. É fundamental para determinar a viabilidade de estratégias comerciais.
- Custos Logísticos: O transporte e armazenamento de produtos representam uma parcela relevante dos custos totais da empresa. A gestão eficiente desses processos impacta diretamente a competitividade do negócio.
- Custo do Pós-venda e Logística Reversa: O suporte ao cliente, manutenção, garantias e trocas devem ser analisados, considerando os impactos financeiros e operacionais. Se aplicável, os processos de logística reversa também devem ser incorporados ao sistema de custos.
- Custos de Materiais, Mão de Obra e Serviços Suplementares (próprios ou de terceiros): Compreender a composição dos custos de insumos, a remuneração da força de trabalho e a contratação de serviços próprios ou terceirizados permite ajustes estratégicos e “totais” na gestão da empresa.
7. Monitoramento Contínuo no Controle Estratégico de Custos e Riscos
Para garantir uma gestão eficiente dos custos e riscos do negócio, o gestor de custo deve montar e disponibilizar aos tomadores de decisão da empresa um Painel de Monitoramento e Controle de Custos e Riscos Associados. Este painel deve incluir indicadores estratégicos e vitais para a tomada de decisão, acompanhamento e tomada de decisões assertivas na gestão econômico-financeira e operacional da empresa e/ou negócio.
Os principais indicadores para um sistema de gestão estratégica de custos incluem:
7.1 Indicadores de Custo
- Custo Total de Produção: Avalia todos os custos envolvidos na fabricação de um produto, incluindo matéria-prima, mão de obra, energia, depreciação de equipamentos, entre outros.
- Margem de Lucro: Indica a porcentagem de lucro obtido em cada venda, essencial para avaliar a lucratividade da empresa.
- Custo Variável Versus Custo Fixo: Ajuda a entender como os custos se comportam em relação ao volume de produção e vendas.
- Custos da Qualidade: Inclui os custos com retrabalho, defeitos, garantias e outros problemas relacionados à qualidade.
7.2 Indicadores de Eficiência
- Produtividade: Mede a quantidade de produção em relação aos recursos utilizados (tempo, matéria-prima, mão de obra).
- OEE(Overall EquipmentEffectiveness): Indica a eficiência global dos equipamentos, considerando disponibilidade, desempenho e qualidade.
- Tempo de Ciclo: Tempo necessário para produzir um item, essencial para otimizar o processo.
- Previsão de Demanda: Ajuda a evitar desperdícios de matéria-prima e produção, evitando custos com estoque e retrabalho.
7.3 Indicadores de Qualidade
- Índice de Qualidade do Fornecedor (IQF): Avalia a qualidade das matérias-primas e insumos fornecidos.
- Índice de Defeitos: Mede a quantidade de produtos defeituosos em relação ao total produzido.
- Tempo de Retrabalho: Tempo gasto para corrigir produtos defeituosos, indicando a necessidade de melhorias no processo.
7.4 Indicadores de Manutenção
- MTBF(Mean Time BetweenFailures): Tempo médio entre falhas em equipamentos, indicando a confiabilidade da máquina.
- MTTR(Mean Time ToRepair): Tempo médio para reparo de falhas, indicando a eficiência da equipe de manutenção.
- Custo de Manutenção: Total de custos com manutenção preventiva e corretiva.
- Taxa de Disponibilidade: Percentual de tempo em que o equipamento está disponível para produção.
7.5 Outros Indicadores Importantes
- Capital de Giro: Quantidade de recursos necessários para a operação da empresa, incluindo estoque, contas a pagar e a receber.
- Prazos Médios de Pagamento e Recebimento: Avalia a velocidade de pagamento aos fornecedores e recebimento dos clientes, importante para o fluxo de caixa.
- Indicador de Custos Industriais (ICI): Mede os custos da indústria de transformação, fornecendo insights estratégicos sobre o desempenho econômico.
- Custos de Abastecimento, Aquisição, Distribuição e Armazenagem: Avalia os custos relacionados à logística e distribuição de produtos.
- Análise de Custos Ocultos: Identifica custos que não são diretamente visíveis, como ineficiências de gestão e custos com retrabalho.
- Ponto de Nivelamento(Ponto de Equilíbrio Econômico-financeiro)momento em que o ponto em que as Receitas se“igualam” aos seus Custos+Despesas, ou seja, fotografia – quando não há lucro nem prejuízo. Também é conhecido como “Break Even Point” ou “ponto de ruptura”.
O Painel de Monitoramento e Controle de Custos e Riscos(PMC-CR) deve ser atualizado constantemente e disponibilizado a seu tempo e lugar, de forma acessível, simples, clara e inteligível para os respectivos gestores da empresa. Ele deve servir como uma ferramenta estratégica, objetiva, cabível capaz de evidenciar a demanda deajuste dos processos, minimizar desperdícios e potencializar a lucratividade e assertividade, garantindo uma operação eficiente e sustentável.Dessa forma, o sistema de custo deve ser dinâmico e adaptável às mudanças no ambiente econômico e operacional, servindo como um instrumento estratégico para garantir o monitoramento da eficiência, sustentabilidade e competitividade da empresa e/ou negócio.
Por fim, a formulação de um Plano de Trabalho eficiente no setor industrial requer um olhar crítico-analítico sobre os custos, processos e impactos econômicos da operação e gestão como um todo. A estruturação desse plano, baseada em uma abordagem crítica e propositiva, contribui significativamente para o sucesso da empresa e para o alcance de melhores resultados. A integração de todas as etapas de gestão financeira, produção, logística e qualidade permite uma operação sistêmica mais equilibrada e alinhada às expectativas dos investidores, dos colaboradores, dos fornecedores, dos clientes, dos governos, dos mercados e do meio ambiente.
Se seguirmos a orientação dos mestres, desde a aula de Teoria dos Conjuntos, onde aprendemos com a “professorinha” lá do primário, que nos ensinou, que neste mundo, tudo está classificado em:contém, contido, pertence, não pertence, união,interseção…por fim, o que é seu, é seu; e o que é dos outros, é dos outros! Ou ainda, que há distintamente: a cidade, o bairro, a rua, a casa, o cômodo, a estante, a prateleira e a gaveta. Assim, a empresa e sua estrutura de custos devem estar em perfeita harmonia dentro desse universo socioeconômico, devidamente separada e/ouagrupável, conforme o filme e/ou a foto, ao seu momento e lugar.
Assim como na matemática, onde cada elemento ocupa seu espaço e tem sua posição, valor, função-representação bem definidas tempestivamente; a gestão de custos na indústria exige precisão, estratégia e visão sistêmica. Cada variável interage com outra, formando um sistema dinâmico onde os custos não podem estar soltos, misturados, mas sim conectados, com orientação lógica, justa e a serviço da composiçãodo conjunto coeso e eficiente, na perspectiva do propósito e serventia.
Seguindo essa lógica, cada decisão econômico-financeira, cada ajuste operacional e cada estratégia comercial, cada decisão de custo,não deve existe isoladamente; elas fazem parte de um todo maior, um conjunto que define o sucesso e a sustentabilidade do negócio no tempo e lugar.
Em Ipiaú-BA, uma empresa que vem se destacando nesta estrutura organizacional, na era da IA e do armazenamento e processamento digital na nuvem, é a Softcon Tecnologia, em Sistema de Gestão; muito bem representada localmente, pelo empresário e comunicador ipiauense, Alisson Calazans. Parabéns Alisson por trazer e proporcionar inovação, controle e gestão à insurgente indústria da nossa região.
Nota:
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Da redação: Elson Andrade – que é arquiteto, urbanista, empresário desenvolvimentista, pós-graduado pelo Instituto de Economia da Unicamp.